Documentación Básica que Toda Empresa Debe Guardar
Aprende cuáles son los documentos esenciales que necesitas conservar: facturas, albaranes, nóminas y registros contables. Explicamos dónde guardarlos y por cuánto tiempo.
Leer másDocumentación Fiscal y Mantenimiento de Registros en España
Guía completa sobre los requisitos legales, obligaciones de conservación y buenas prácticas para empresas
3
Documentos Clave
5
Años Mínimos
100%
Cumplimiento Legal
Aspectos Fundamentales
Lo que Necesitas Saber
Requisitos esenciales para mantener tus registros fiscales en orden según la legislación española
Facturas y Albaranes
Documentos que registran transacciones comerciales. Deben conservarse con datos completos del emisor, receptor, descripción de bienes y servicios, importe total e IVA
Libros Contables
El libro diario y libro de inventarios son obligatorios. Registran todas las operaciones comerciales de forma cronológica y sistemática
Registros de Nóminas
Documentación de pagos a empleados. Incluye contrato laboral, nóminas mensuales, seguros sociales y registros de jornada laboral
Plazo de Conservación
Mínimo 5 años desde el cierre del ejercicio. Algunos documentos requieren conservación más prolongada según su naturaleza
Formatos Válidos
Tanto documentos en papel como digitales son válidos. El almacenamiento electrónico requiere cumplir requisitos específicos de seguridad
Auditoría y Control
La Agencia Tributaria puede solicitar acceso a tus registros. Mantener documentación ordenada facilita inspecciones y auditorías
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Preguntas Frecuentes
Dudas Comunes Resueltas
Respuestas claras a las preguntas más habituales sobre documentación fiscal en España
Cuántos años debo guardar los documentos fiscales?
La normativa española establece un plazo mínimo de 5 años desde el cierre del ejercicio económico. Algunos documentos como contratos laborales o documentación de activos fijos pueden requerir conservación más prolongada según su naturaleza específica.
Puedo guardar documentos en formato digital?
Sí, es totalmente válido. El almacenamiento digital debe cumplir requisitos de seguridad, integridad y accesibilidad. Los documentos deben ser legibles, mantenerse íntegros y ser accesibles durante el período de conservación requerido.
Qué sucede si no conservo los documentos correctamente?
El incumplimiento puede resultar en sanciones económicas de la Agencia Tributaria. Además, durante una auditoría o inspección, la falta de documentación puede complicar tu defensa fiscal y llevar a interpretaciones desfavorables de tus operaciones.
Necesito llevar libros contables si soy autónomo?
Depende del régimen fiscal. Los autónomos en régimen de estimación directa deben llevar registros contables. Los del régimen de estimación objetiva tienen obligaciones menos rigurosas pero igual deben documentar ingresos y gastos.
Cuáles son los documentos más importantes a conservar?
Las facturas de compra y venta, albaranes, nóminas, justificantes de pagos a Hacienda, declaraciones de impuestos, y registros contables son esenciales. Además, contrato laboral, pólizas de seguros y documentación de activos fijos deben conservarse durante más tiempo.
Pasos Prácticos
Cómo Organizar tu Documentación
Un enfoque sistemático para mantener tus registros fiscales en orden desde el primer día
01
Clasifica tus Documentos
Organiza los documentos por categoría: facturas, nóminas, registros contables, contratos, etc. Esto facilita la búsqueda y asegura que nada se pierda
02
Establece un Sistema de Almacenamiento
Decide si guardarás documentos en papel, digital o ambos. Si es digital, elige plataformas seguras con copias de seguridad. En papel, usa carpetas archivadoras etiquetadas
03
Documenta Metadatos Importantes
Anota fechas de recepción, período contable, número de referencia y detalles relevantes. Esto acelera la búsqueda durante auditorías y facilita el seguimiento
04
Revisa Regularmente
Realiza revisiones periódicas para verificar que los documentos están intactos, legibles y accesibles. Mantén un registro de lo que has guardado y desde cuándo
05
Cumple con Plazos de Destrucción
Después de 5 años (o el período requerido según el documento), puedes destruir la documentación de forma segura. Mantén registro de qué has destruido y cuándo
Experiencias Reales
Lo que Dicen Nuestros Lectores
Historias de emprendedores y profesionales que mejoraron su gestión fiscal
“No tenía ni idea de cómo organizar todo esto. Después de leer los artículos, implementé un sistema simple con carpetas digitales. La próxima auditoría fue tranquila porque tenía todo a mano. No es tan complicado como parece al principio.”
— María, Propietaria de Tienda Online
“Como autónomo, estaba bastante perdido con los requisitos legales. Las guías sobre qué documentos guardar y por cuánto tiempo me ahorraron muchos dolores de cabeza. Ahora duermo tranquilo sabiendo que estoy en regla.”
— Carlos, Consultor Independiente
“Implementamos la conservación digital en nuestra oficina. El artículo sobre requisitos digitales fue muy claro sobre qué sistemas usar y cómo cumplir. Hemos ganado espacio físico y acceso más rápido a documentos. Los inspectores de Hacienda quedaron impresionados.”
— Elena, Gerente de PYME
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