Registros Contables: Obligaciones Legales en España
Conoce los libros contables obligatorios según el tipo de empresa. Desde el libro de ingresos hasta el registro de IVA, explicamos qué necesitas y cómo mantenerlos.
Leer másDocumentación Básica que Toda Empresa Debe Guardar
Descubre cuáles son los documentos esenciales que tu empresa necesita conservar, dónde guardarlos y por cuánto tiempo según la ley.
Por Qué Es Importante Guardar la Documentación?
Cuando diriges una empresa, no es suficiente con mantener buenos registros — necesitas guardarlos correctamente. La documentación es tu defensa ante inspecciones fiscales, auditorías y reclamaciones legales. En España, la Hacienda Pública exige que conserves ciertos documentos durante períodos específicos, y no hacerlo puede resultar en sanciones importantes.
Lo bueno es que no es complicado una vez que entiendes qué guardar y por cuánto tiempo. Este artículo te muestra exactamente cuáles son los documentos obligatorios, dónde deberías almacenarlos y las mejores prácticas para mantener todo organizado.
Los Documentos Que No Puedes Olvidar
Hay cuatro categorías principales de documentos que tu empresa debe guardar. Cada una tiene su propio período de conservación, así que es importante distinguir entre ellas.
Facturas y Albaranes
Tanto las que emites como las que recibes. Las facturas son la prueba de tus transacciones comerciales. Necesitas guardarlas durante 5 años mínimo.
Registros Contables
Libros de ingresos, gastos y registro de IVA. Estos son obligatorios si tu empresa factura más de 600.000 anuales. Conserva durante 5 años.
Nóminas y Documentos Laborales
Nóminas de empleados, contratos, altas en Seguridad Social. Guarda las nóminas mínimo 5 años. Los contratos al menos 3 años después de la finalización.
Documentación Bancaria y Financiera
Extractos bancarios, recibos de pagos, justificantes de transferencias. Guarda durante 5 años como mínimo para poder justificar tus movimientos.
Dónde y Cómo Guardar tu Documentación
Tienes dos opciones principales: almacenamiento físico o digital. La mayoría de empresas hoy en día utilizan una combinación de ambos.
Almacenamiento Físico
Si guardas documentos en papel, necesitas un espacio seguro, seco y ordenado. Muchas empresas alquilan unidades de almacenamiento en servicios especializados. Lo importante es que los documentos estén protegidos contra incendios, humedad y acceso no autorizado.
Almacenamiento Digital
La Administración Tributaria permite guardar documentos en formato digital siempre que cumplan ciertos requisitos. Deben ser legibles, conservar su contenido íntegro y estar en formato que se pueda reproducir. Muchas empresas escanean sus facturas y las guardan en sistemas en la nube con contraseña.
Sistema de Organización: Hazlo Simple
Organizar tu documentación no necesita ser complicado. Un sistema simple es mejor que nada, y es mucho más fácil mantenerlo a lo largo del tiempo.
01
Carpetas por Tipo
Crea carpetas separadas para facturas emitidas, facturas recibidas, nóminas, registros contables y documentos bancarios.
02
Organiza por Año
Dentro de cada carpeta, subdivide por año fiscal. Esto te ayudará cuando necesites buscar un documento específico rápidamente.
03
Etiqueta Todo
Usa números o fechas consistentes. Si numeras tus facturas como FAC-2026-001, FAC-2026-002, será más fácil rastrearlas después.
04
Mantén Copias de Seguridad
Si usas almacenamiento digital, guarda copias de seguridad en al menos dos lugares. Si algo falla, tendrás un respaldo.
Períodos de Conservación Obligatorios
La ley es clara sobre cuánto tiempo debes guardar cada tipo de documento. No es solo recomendación, es obligatorio.
| Tipo de Documento | Período de Conservación |
|---|---|
| Facturas (emitidas y recibidas) | 5 años desde la emisión |
| Registros Contables | 5 años desde el cierre del ejercicio |
| Nóminas | 5 años desde su emisión |
| Contratos Laborales | 3 años después de finalización |
| Documentación Bancaria | 5 años desde la operación |
| Registros de IVA | 5 años desde el cierre del ejercicio |
Importante: Si la Hacienda Pública abre una inspección, los períodos de conservación pueden extenderse. Es mejor ser conservador y guardar los documentos al menos 6 años por si acaso.
Tu Lista de Verificación
Antes de terminar, asegúrate de que tienes cubiertos estos puntos básicos para la documentación de tu empresa.
Conclusión: La Documentación es tu Aliada
Mantener una documentación bien organizada no es una tarea aburrida — es tu mejor defensa. Cuando llega una inspección fiscal o surge un problema legal, tener todos tus documentos en orden puede ser la diferencia entre una resolución rápida y una pesadilla administrativa.
El sistema que uses no es lo más importante. Lo que importa es que sea consistente, que lo mantengas actualizado y que respete los períodos de conservación legales. Dedica una hora a organizarte ahora y te ahorrarás muchas horas de estrés después.
Si tienes dudas sobre qué documentos guardar o cómo hacerlo, siempre puedes consultar con un asesor fiscal o contable. Pero con lo que has aprendido aquí, ya tienes la base para mantener tu empresa en regla.
Aviso Legal
Este artículo proporciona información educativa sobre la documentación que las empresas en España deben conservar. No constituye asesoramiento fiscal o legal profesional. Las leyes y regulaciones pueden cambiar, y los requisitos pueden variar según el tipo de empresa y circunstancias específicas. Para recomendaciones personalizadas sobre tu situación particular, consulta con un asesor fiscal o abogado calificado. La información se proporciona tal cual, sin garantías de exactitud o completitud.
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