Preguntas Frecuentes

En España, la mayoría de documentos fiscales deben conservarse durante 4 años desde el cierre del ejercicio fiscal. Esto incluye facturas, nóminas, justificantes de gastos y registros contables. Algunos documentos como los relativos a fondos de inversión o transacciones inmobiliarias pueden requerir períodos más largos, así que es importante revisar tu situación específica.

Sí, la Hacienda Pública reconoce el archivo digital como válido. Necesitas asegurar que los documentos estén en un formato duradero, sean legibles y estén protegidos contra modificaciones. Recomendamos usar PDF con firma digital o sistemas de gestión documental certificados para garantizar que cumples con los requisitos legales.

Debes guardar todas las facturas emitidas y recibidas, nóminas y recibos de empleados, justificantes de pagos a la Seguridad Social, registros de IVA, libros contables, y cualquier documento que justifique ingresos y gastos. Además, es fundamental conservar los contratos con proveedores y clientes, y toda documentación relacionada con operaciones financieras.

La Administración puede sancionar con multas entre 3.000 y 10.000 euros si no puedes demostrar que tienes los documentos requeridos. Además, si llega una inspección y no encuentran el archivo ordenado, es mucho más complicado justificar tus operaciones. Un buen sistema de archivo te protege y facilita las auditorías.

No existe un formato único obligatorio, pero es importante que tu sistema sea lógico y consistente. Lo habitual es clasificar por año, tipo de documento (facturas, nóminas, justificantes) o departamento. Lo esencial es que tú y tu equipo podáis localizar cualquier documento en menos de 5 minutos durante una inspección.

Lo recomendable es revisar tu archivo fiscal al cierre de cada trimestre o, como mínimo, una vez al año. Esto te permite identificar documentos faltantes, actualizar tu sistema de clasificación si es necesario, y prepararte para cualquier auditoría. Un mantenimiento regular evita que se acumule el desorden.