Documentación Básica que Toda Empresa Debe Guardar
Aprende cuáles son los documentos esenciales que necesitas conservar: facturas, recibos, nóminas y más. Conoce los plazos de conservación según la normativa española.
Leer másConservación Digital de Documentos: Guía Práctica
Puedes guardar documentos en formato digital? Descubre los requisitos legales para almacenamiento electrónico, firma digital y archivos válidos ante la Agencia Tributaria española.
5 años
Período de conservación obligatorio
3 formatos
Soportes digitales permitidos
2 requisitos
Clave para validez fiscal
Es legal guardar documentos digitalmente?
La respuesta es sí, pero con condiciones. Desde 2015, la normativa española permite la conservación digital de documentos contables y fiscales. No obstante, no todos los formatos ni métodos son válidos ante Hacienda.
La clave está en entender que la Agencia Tributaria exige que los documentos digitales sean igual de válidos y accesibles que los en papel. Esto significa que necesitas cumplir requisitos específicos: formato adecuado, integridad garantizada, y capacidad de consulta durante inspecciones.
Muchas empresas cometen el error de pensar que guardar un PDF en una carpeta es suficiente. La realidad es más exigente. Te explicaremos exactamente qué necesitas para estar completamente seguro ante la ley.
Formatos digitales permitidos por Hacienda
No todos los formatos de archivo son iguales para Hacienda. Existen tres categorías principales que debes conocer, cada una con diferentes niveles de garantía y validez legal.
Formato PDF
Es el más utilizado y generalmente aceptado. Funciona bien para documentos originales digitalizados o creados directamente en PDF. Importante: debe estar generado desde el programa original (no una foto escaneada de mala calidad).
Formato TIFF
Muy común para documentos escaneados. Mantiene excelente calidad y resolución. Es especialmente recomendado cuando digitalizas documentos en papel mediante escáner de calidad profesional.
Documentos nativos digitales
Si el documento se creó digitalmente (factura emitida electrónicamente, extracto bancario descargado), puedes guardarlo en su formato original. Esto incluye archivos de contabilidad desde programas especializados.
Los dos requisitos fundamentales
Para que un documento digital sea válido fiscalmente ante la Agencia Tributaria, debes cumplir dos requisitos que no pueden obviarse:
1
Garantía de integridad
El documento no debe poder modificarse sin dejar rastro. Esto se logra mediante firma digital, sellado de tiempo o almacenamiento en sistemas certificados. Sin integridad garantizada, Hacienda puede rechazar el documento en una inspección.
2
Accesibilidad permanente
Debes poder consultar y presentar el documento en cualquier momento, sin dependencia de software específico (que podría desaparecer). Por eso los PDFs funcionan mejor que formatos propietarios. Durante 5 años mínimo.
Dónde y cómo guardar documentos digitales
Tienes tres opciones principales para almacenar documentos. Cada una ofrece diferentes niveles de seguridad y cumplimiento legal:
La firma digital: tu garantía de autenticidad
Para documentos críticos (facturas emitidas, libros contables), la firma digital es prácticamente obligatoria. No es lo mismo que una firma escaneada. Una firma digital auténtica incluye datos criptográficos que prueban quién firmó y cuándo.
Tipos de firma digital reconocidas:
- Firma avanzada (con certificado digital)
- Firma cualificada (máximo nivel de seguridad)
- Firma electrónica simple (para ciertos documentos)
Obtener un certificado de firma digital es sencillo: se tramita en organismos autorizados como FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). El coste es mínimo (menos de 50 euros) y la validez suele ser de 3 a 5 años.
Resumen: qué hacer hoy mismo
La conservación digital de documentos es legal en España, pero requiere que sigas las reglas. No es simplemente guardar archivos en una carpeta. Necesitas garantizar que los documentos sean íntegros, accesibles y autenticables durante al menos 5 años.
Usa formatos estándar: PDF, TIFF o documentos nativos
digitales
Implementa garantía de integridad: firma digital o sellado
de tiempo
Elige un almacenamiento confiable: servicios especializados
preferiblemente
Mantén copias de seguridad en diferentes
localizaciones
Conserva durante 5 años mínimo desde la fecha del
documento
Si sigues estos pasos, estarás completamente protegido ante inspecciones de Hacienda. El documento digital será igual de válido que el papel, sin ninguna duda legal.
Necesitas ayuda con la implementación?
Si tu empresa aún no tiene un sistema de conservación digital implementado, te recomendamos consultar con un asesor fiscal o una empresa especializada. La inversión inicial es mínima comparada con el riesgo de multas.
Contactar con un especialistaDescargo de responsabilidad
Este artículo proporciona información educativa sobre los requisitos de conservación digital de documentos en España. No constituye asesoramiento fiscal o legal profesional. Las regulaciones pueden cambiar, y cada situación empresarial es única. Te recomendamos encarecidamente consultar con un asesor fiscal cualificado o abogado especializado antes de implementar cualquier sistema de conservación digital. La Agencia Tributaria puede tener interpretaciones específicas según tu sector o tamaño empresarial.
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